TalepNET Satın Alma Yönetimi

Satın Alma Süreç Yönetimi

Merlon Satın Alma yönetim sistemi ile işletmenizde kendi süreçlerinizi yaratır ve işlem adımlarını oluşturabilirsiniz. Klasik tek kademeli ve sabit hiyerarşili talep-satın alma metotları yerine her adımını planlayabildiğiniz, iş akışlarının ve onay düzenlerinin dinamik olarak değişebildiği bir yönetim sistemi ile işletmenizin satın alma sürecini yönetirsiniz.

Belirlenen kontrol noktalarına göre daha hızlı ve verimli iş süreci yaratabilmeniz için eposta ve sms uyarı mesajları ile sistem desteklenir.

Farklı lokasyonlarda yer alan işletme ve şubeleriniz ile sizin belirlediğiniz kriterlerde merkezi satın alma ve onay süreçleri yapabilmenize olanak sağlar.

İşletmeye Özel Süreçler

Merlon satın alma yönetim sistemi arayüzünü ve ekranlarını işletmenize göre dizayn edersiniz. Farklı süreçlere göre formları, işlem sıralarını ve yetkileri belirleyerek tam da size özel bir yönetim sistemine sahip olursunuz.

Depo talep ve satın alma talepleri kurumsal yapınızda belirlediğiniz şekilde sorumlu birimlere yönlenirken, gelişmiş yetkilendirme yapısı ile işlemler bazında birimlere ve pozisyonlara göre özelleştirilebilmektedir.

Talep Formu

Malzeme veya hizmet talepleri için talep formu doldurulur. Talepler malzeme veya hizmetin karşılanmasından sorumlu birimlere otomatik olarak yönlendirilir. Duruma göre doğrudan karşılanır veya satın alma için satın almadan sorumlu birime iletilir. (İş akışında doğrudan satın almadan sorumlu birime de yönlenebilir.) Tüm bu süreçlerde istenilen adımlarda önceden belirlenmiş yönetici onayları alınır.

Malzeme / Hizmet Sorumluları

Talep formu malzeme veya hizmetin karşılanmasından sorumlu olarak atanmış birime (veya ilgili depo sorumlusu) otomatik olarak yönlendirilir. Sistem aynı talep formunda yer alsa dahi ilgili yönlendirmeleri yaparak doğru birime talebi ulaştırır. Sorumlu birim ürünün mevcut olup olmamasına göre talebin karşılanmasını (teslimat) veya satın alma işlemi için ilgili satın alma birimine yönlendirmesini yapar.

Çoklu İşletme Yapısı

Merkezi veya şubeli organizasyon yapısıyla talep ve satın alma formları ile iş ve onay akışları işletmeler arasında yönlendirilir ve merkezi depo talep yönetimi ve satın alma yönetimi sağlanır.

Satın Alma Süreç Yönetimi

Gelişmiş süreç yönetimi sayesinde tüm iş akışları işletmeye göre özelleştirilebilir. Talep aşamasından satın almanın sonlanma aşamasına kadar tüm işlemler işletmenizdeki iş akışınıza uygun olarak tasarlanır, yönetilir ve otomatik kontrol noktaları ile önceden tanımlanmış kurallara göre eşsiz bir şekilde çalışır.

Talep formları ve satın alma formları için yönetici onayları alınır.  İşletme ihtiyaçlarına ve tanımlanabilir iş akışlarına göre onay ihtiyacı ve sıralaması düzenlenir. Onay ve ret durumlarından sonra hangi adım ile sürece devam edileceği kurgulanır.

Satın Alma Formu

Satın almadan sorumlu birimlere iletilen satın alma taleplerinden satın alma formları oluşturulur. Talepler tek tek olabildiği gibi seçilen taleplerden gruplanarak da yürütülebilir. Her satın alma formuna istenilen sayıda teklif formu eski tekliflerden, anlaşmalı satıcı ve fiyat tanımlarından veya yeni teklif formu olarak eklenir. İstenilen firma seçimleri her bir ürün için yapılarak iş akışına göre sipariş aşamasına veya öncesinde satın alma onay sürecine geçilir.

Teklif Formu

Satın alma formlarına tedarikçi firmalardan alınan teklifler form olarak kaydedilir. Aynı satın alma formuna istenen sayıda teklif formu eklenebilir. Formlarda her bir ürün için geçerli fiyat ve iskonto bilgileri ile teslimat, zamanlama, ödeme ve diğer koşullarla ilgili bilgiler yer alır. Satın alma formlarına istenen ürünlerle ilgili tedarikçilerden daha önceden alınmış teklif formları veya varsa anlaşmalı satıcıların fiyat bilgileri hızlı bir şekilde dahil edilir.

Ürün Depo ve Satın Alma Sorumluları

Malzeme veya hizmet tiplerine göre ürünün karşılanmasından sorumlu kişiler/pozisyonlar özelleştirilir. Böylece departmanlardan gelen malzeme talepleri tek bir depo sorumlusu yerine gerçekte ilgili olduğu depo veya birime yönlenir. Farklı ürün, ürün grubu, şube veya taleple ilgili  tanımlanabilir özel durumlara göre de farklı birimlere de yönlendirilebilir.

Taleplerin karşılanmasında olduğu gibi satın almasından sorumlu birimler de durumlara göre tanımlanabilmektedir. Ürün, ürün grubu, şube, talep, bütçe veya size özel durumlar oluştuğunda ilgili olduğu satın alma birimine otomatik yönlendirme sağlanır.

Satın Alma Teklif ve Onay Süreci

  • İstenilen sayıda teklif girişi yapılabilir.
  • Tek ekranda her ürün için farklı firmalardan seçim yapılabilir.
  • Satın alma formundan geçmiş tekliflere tek tuşla ulaşıp seçilenler satın alma formuna hızlı bir şekilde eklenebilir.
  • Tek tuşla program üzerinden satıcı firmaya online teklif formu email gönderilebilir.
  • Tedarikçi web arayüzü ile teklifler online alınabilir.
  • En uygun fiyat teklifleri tek tuşla otomatik seçilebilir.
  • Tekliflere elektronik dosya eklenebilir.
  • Her teklif için ödeme şartı, teslim yeri, teslim tarihi, opsiyonlu fiyat tarihi ve diğer özel şartlar tanımlanabilir.
  • Teklif onayları her ürün için ayrı olarak yürütülebilir, arttırma ve eksiltme yapılabilir, onay notu yazılabilir ve ilgili kişilere mesaj gönderilebilir.
  • Onayların ardından satıcı firmalara tek tuşla sipariş formu doğrudan program üzerinden eposta gönderilebilir.

Satın Alma Kontrolleri

  • Anlaşmalı satıcı varsa ?
  • Aylık bütçe aşılmış ama yıllık kümüle bütçe aşılmamışsa ?
  • Alım tutarı 200 TL’ye kadar ise; A yönetici onayı, 500 TL’ye kadar A ve B yöneticisi, daha üstü ise A, B, C yöneticisi onayı
  • Demirbaş malzeme grubu talep edilmişse ?
  • Minimum stok seviyesi altına düşüldüyse ?
  • Stok elde yoksa?
  • Daha bir çok özel kontrol koşullarına göre süreçler oluşturulabilir.

Satın Alma Bütçe Planlaması

Satın alma bütçeleri dönem ve departmanlar bazında oluşturulur. İşletmede belirleyeceğiniz yönteme göre miktarsal ve/veya tutarsal olarak bütçe değerleri girilir. Dönem toplamı ve/veya aylar bazında bütçe tanımları yapılır. İşletme ve departmanlarınız için belirlenen farklı ürün ve ürün gruplarını içeren birden fazla bütçe formu kaydedilebilir. 

Satın Alma Bütçe Kontrolü İle Neler Yapılabilir?

  • Talep otomatik olarak reddedilebilir.
  • Bütçe uyarısı vererek revizyon isteyebilir.
  • Bütçe onayı için ilgili yönetici onayına yönlenebilir.
  • Bütçe işlemleri için ilgili birime yönlenebilir.
  • Özel süreç oluşturulabilir.

Satın Alma Bütçe Kontrolü

Sistem, talep aşamasında ve satın alma onaylarında belirlediğiniz tanımlara göre bütçe kontrolünü sağlar. Satın alma sürecinin istenilen aşamalarında bütçe kontrolü sağlamak ve koşullara göre nasıl yönlendirilmesi gerektiğini belirlemek mümkündür. Bütçe kontrol yönteminize göre henüz talep yaratıldığı anda, satın alma teklif onay sürecinde veya belirlenen diğer özel durumlar geçerli olduğunda süreç devreye girer.

Bütçe kontrolünü miktar veya tutarsal olarak yapabilir; aylık toplam, aylık kümüle toplam veya yıllık kümüle olarak sağlayabilirsiniz. İster bütçe aşımı gerçekleştiğinde veya gerçekleşme olasılığı olduğunda, ister de belli bir yüzdesine ulaşıldığında geçerli olmak üzere belirlenen aksiyonları ve yönlendirmeleri otomatik olarak sağlayabilirsiniz.